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Finanzordnung
§1
Allgemeines
1. Diese
Finanzordnung regelt die Wirtschaftsführung der Priv. Schützengilde 1718
Kirchhain / NL. e.V. (PSG).
2. Die der PSG für ihre Aufgaben zur Verfügung stehenden Mittel sind
nach den Grundsätzen der Sparsamkeit und der Wirtschaftlichkeit zu
verwalten. Dabei ist die Gemeinnützigkeit der PSG gemäß § 2 Abs. 4 der
Satzung unter allen Umständen zu sichern.
§ 2
Der
Schatzmeister, funktionelle Pflichten und Rechte
1. Der Schatzmeister (SchM) ist für die Führung des Vereines nach
wirtschaftlichen Grundsätzen verantwortlich. Er hat die ordnungsgemässe
Buchführung, die Einhaltung des bestätigten Haushaltsplanes und den
Zahlungsverkehr zu überwachen und die Erfüllung der
Zahlungsverpflichtungen sicherzustellen.
2. Der SchM ist im Vorstand der PSG der Verantwortliche für
Finanzfragen. Er ist dem Vorstand sowie der Mitgliederversammlung
gegenüber für alle Angelegenheiten der Finanz- und Wirtschaftsführung
verantwortlich und rechenschaftspflichtig. Dies gilt besonders für die
Finanzplanung und die Überwachung und Einhaltung der Haushaltspläne.
3. Der SchM erstellt in Zusammenarbeit mit den anderen Ressortleitern
des Vorstandes in deren Bereich finanzielle Einnahmen oder Ausgaben im
laufenden Geschäftsjahr zu erwarten sind bis zum Dezember eines jeden
Jahres einen Haushaltsplan für das folgende Kalenderjahr. Die
Ressortleiter des Vorstandes haben dazu ihre Zuarbeiten zum
Haushaltsplan schriftlich bis zum 15.12. jedes Jahres beim Schatzmeister
vorzulegen.
Der SchM hat dem Vorstand der PSG auf der letzten Vorstandssitzung im
laufenden Geschäftsjahr den Haushaltsplanentwurf vorzutragen.
4. Der SchM ist grundsätzlich vor Vertragsverhandlungen bzw.
Vertragsabschlüssen der Ressortleiter mit Dritten zu unterrichten, wenn
diese Abschlüsse finanziellen Vertragsbestandteile enthalten. Der SchM
hat Vetorecht.
5. Der SchM ist in Zusammenarbeit mit einem zu beauftragenden Steuerbüro
verantwortlich für die termingerechte Erarbeitung der Steuererklärung.
6. Der SchM ist verantwortlich für die Beantragung von Fördermitteln bei
den jeweiligen Organisationen und Verbänden.
§ 3
Grundlagen
der Finanzwirtschaft
1.
Bewirtschaftung der Mittel
Der Haushaltsplan ist Grundlage für die Haushaltswirtschaft der PSG. Er
ist im Sinne der Satzung der PSG und dieser Finanzordnung verbindlich
für die Haushaltsführung. Ansprüche und Verbindlichkeiten Dritter werden
durch ihn weder begründet noch aufgehoben.
2. Aufstellung des Haushaltsplanes
a) Der Haushaltsplan ist vom Schatzmeister so rechtzeitig aufzustellen,
dass er auf der Mitgliederversammlung im Frühjahr für das laufende
Wirtschaftsjahr verabschiedet werden kann.
Dazu hat er das Recht, von allen Vorstandsmitgliedern, entsprechend
ihrem Verantwortungsbereich, Zuarbeiten bzw. Anträge zur Aufnahme
finanziell unterlegter Aufgaben in den Haushaltsplan abzufordern.
b) Der Schatzmeister legt den Entwurf des Haushaltsplanes dem Vorstand
zur Beratung und zur Befürwortung vor. Den genehmigten Entwurf hat der
Schatzmeister in der ersten Mitgliederversammlung in jedem Geschäftsjahr
der Mitgliederversammlung zum Beschluss vorzutragen.
c) Die Beschlussfassung über den Haushaltsplan obliegt der
Mitgliederversammlung.
§ 4
Gestaltung
des Haushaltsplanes
1.
Geltungsdauer
Der Haushaltsplan ist für den Zeitraum eines Rechnungsjahres
aufzustellen. Rechnungsjahr ist das Kalenderjahr.
2. Gliederung
Der Haushaltsplan ist nach Einnahmen und Ausgaben, sowie ideellen
Bereich, dem Zweckbetrieb und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu
gliedern. Dazu ist ein geeigneter Kontenrahmen zu verwenden.
3. Veranschlagung der Einnahmen und Ausgaben
Der Haushaltsplan muss alle im Rechnungsjahr für die Erfüllung der
Aufgaben der PSG voraussichtlich eingehenden Einnahmen und die zu
leistenden Ausgaben enthalten. Weiterhin müssen die Ansätze des
laufenden Jahres und die effektiven Zahlen des Vorjahres dargestellt
sein.
4. Bruttoveranschlagung der Mittel
Die Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander in voller Höhe zu
veranschlagen. Es darf vorweg keine Gegenrechnung erfolgen.
5. Einzelveranschlagung
Die Einnahmen sind nach ihrem Entstehungsgrund und die Ausgaben sind
nach ihren Einzelzwecken getrennt zu veranschlagen. Für den gleichen
Zweck dürfen Ausgaben nicht an verschiedenen Stellen des Haushaltsplanes
veranschlagt werden.
6. Haushaltsausgleich
Die Ausgaben sind in ihrer Höhe so zu bemessen, dass sie von den
voraussichtlichen Einnahmen gedeckt werden; auf einen Ausgleich der
Einnahmen und Ausgaben ist in besonderem Maße hinzuwirken. Der
Schatzmeister hat dem Vorstand Bericht zu erstatten, wenn sich
abzeichnet, dass der Haushaltsausgleich gefährdet ist.
7. Nachtragshaushaltsplan
7.1. Einen Nachtragshaushalt hat der Erweiterte Vorstand zu beschließen,
wenn sich zeigt, dass trotz Ausnutzung jeder Sparmöglichkeit ein
erheblicher Fehlbetrag entstehen wird.
7.2. Unter erheblichem Fehlbetrag bzw. unter erheblichem Umfang ist eine
Summe zu verstehen, die insgesamt 10 % der veranschlagten
Beitragseinnahmen überschreitet.
§ 5
Vorläufige
Haushaltsführung
Liegt zu
Beginn des Rechnungsjahres ein rechtswirksamer Haushaltsplan nicht vor,
so dürfen nur Ausgaben geleistet werden, zu deren Zahlung eine
rechtliche Verpflichtung besteht oder die für die Weiterführung
notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind. Es dürfen insbesondere
Beschaffungen und sonstige Leistungen, für die im Haushaltsplan des
Vorjahres Beträge vorgesehen waren, fortgesetzt werden. Ausgaben dürfen
nur im Rahmen der Ansätze des Vorjahres geleistet werden.
§ 6
Führung des
genehmigten Haushaltsplanes
1.
Verwaltung der Haushaltsmittel
Die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel obliegt dem Vorstand unter der
Kontrolle des Schatzmeisters. Die Mittel sind so zu verwalten, dass sie
zur Deckung aller Ausgaben ausreichen, die unter die einzelnen
Zweckbestimmungen fallen.
2. Zweckbindung der Ausgaben
Die Ansätze sind grundsätzlich zweckgebunden. Ausgabemittel können nur
für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden, wenn sie
sachlich zusammenhängen. Die Zweckbindung ist durch Haushaltsvermerk
auszuweisen.
3. Ermächtigung zur Leistung von Ausgaben und Tätigkeiten
3.1. Vorstand und Schatzmeister sind zur Leistung der regelmäßig
wiederkehrenden, unabweisbaren Ausgaben (Mieten, Versicherungen, Steuern
u. a.) und der sich daraus ergebenden Meldungen, Mitteilungen an
Behörden und sonstigen Institutionen ermächtigt.
3.2. Anschaffungen für den Büro- und Geschäftsbetrieb unter 500,00 Euro
im Einzelfall werden vom Schatzmeister veranlasst.
3.3. Der Abschluss von Verbindlichkeiten jeder Art (z. B.
Beauftragungen, Kaufverträge, Vergaben) ist vorbehalten:
a) ab einem Betrag von 500,00 Euro - im Einzelfall dem Schatzmeister und
Vorstand; dies ist nachträglich dem Erweiterten Vorstand mitzuteilen
b) ab einem Betrag über 1000,00 Euro - je Einzelfall der
Mitgliederversammlung
4. Haushaltsüberschreitungen
a) Überplanmäßige und außerplanmäßige Ausgaben sind nur zulässig, wenn
sie unabweisbar sind.
b) Über die Leistung der überplanmäßigen und außerplanmäßigen Ausgaben
entscheidet:
- bis zu 500,00 Euro - der Vorstand
- ab 500,00 Euro - der Erweiterte Vorstand
- ab 1.000,00 Euro – die Mitgliederversammlung
5. Halbjahresbericht
Der Schatzmeister sollte der Mitgliederversammlung nach Ablauf des
ersten Halbjahres einen Bericht über die Ausführung des Haushaltsplanes
und die voraussichtliche Finanzentwicklung zu erstatten.
§ 7
Zahlungsverkehr
1.
Grundsätzliches
a) Die ordnungsgemäße Abwicklung sämtlicher Geldgeschäfte obliegt dem
Schatzmeister in Abstimmung mit dem Vorstand.
b) Die Einnahmen sind rechtzeitig einzuziehen, ihr Eingang ist zu
überwachen. Die Ausgaben sind zu den Fälligkeitsterminen zu leisten.
c) Jede Rechnung ist vor Anweisung auf ihre sachliche und rechnerische
Richtigkeit zu prüfen und mit dem entsprechenden Vermerk zu versehen.
2. Zahlungsverkehr und Buchführung
Die Modalitäten im baren Zahlungsverkehr sowie für die Buchführung sind
in der Kassenordnung festgelegt.
3. Bargeldloser Zahlungsverkehr
1. Der Zahlungsverkehr ist nach Möglichkeit bargeldlos über die Bank der
PSG abzuwickeln. Der bargeldlose Zahlungsverkehr kann mit online -
banking erfolgen. Der SchM ist berechtigt beim Kontoführenden
Kreditinstitut die notwendigen Freischaltungen durchführen zu lassen.
Bargeldlose Zahlungen sind grundsätzlich mit Kontoauszug der Bank zu
belegen.
2. Barauszahlungen über die Bankkonten dürfen nur von jeweils zwei
zeichnungsberechtigten Personen vorgenommen werden. Zeichnungsberechtigt
sind der Schatzmeister und die Mitglieder des Vorstandes nach § 26 BGB
(1. Vorsitzende, 2. Vorsitzende).
3. Schecks dürfen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie
innerhalb der Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden
können. Angenommene Schecks sind unverzüglich als Verrechnungsschecks zu
kennzeichnen. Sie sind ohne Zeitverzögerung einem Kreditinstitut zur
Gutschrift einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen. Auf Schecks
dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden.
§ 8
Rechnungslegung
1.
Erstellung des Jahresabschlusses
Der Schatzmeister hat am Ende des Jahres die Konten abzuschließen und
den Jahresabschluss zu erstellen.
2. Nachweis der Einnahmen und Ausgaben
Alle Einnahmen und Ausgaben sind in der Rechnung des Jahres zu erfassen,
in dem sie eingegangen oder geleistet worden sind.
3. Rechnungsabgrenzung
Einnahmen und Ausgaben im Folgejahr, die sich auf einen zum abgelaufenen
Rechnungsjahr gehörigen Zeitraum beziehen, sind rechnungsmäßig
abzugrenzen.
Einnahmen und Ausgaben im laufenden Jahr, die sich auf einen zum
folgenden Rechnungsjahr gehörigen Zeitraum beziehen, sind ebenfalls
abzugrenzen.
4. Vorlage des Jahresabschlusses
Der Schatzmeister hat spätestens 3 Monate nach Ablauf des
Rechnungsjahres dem Vorstand den Jahresabschluss in Form einer
Einnahmen- und Ausgabenrechnung und möglichst einer BWA vorzulegen.
5. Vorlage des Jahresabschlusses auf der Mitgliederversammlung
Der Vorstand hat nach Ablauf des Rechnungsjahres den Jahresabschluss der
Mitgliederversammlung zum frühestmöglichen Termin zur Bestätigung
vorzulegen.
§ 9
Revisionswesen
1. Wahl
der Mitglieder der Revisionskommission
Zur Rechnungs- und Kassenprüfung wird (gem. § 11 Abs. 3 e und § 13 der
Satzung) eine Revisionskommission gewählt. Deren Mitglieder müssen in
Wirtschafts- und Buchungsaufgaben erfahren und sachkundig sein.
Die Mitglieder der Revisionskommission dürfen nicht dem Vorstand
angehören.
2. Aufgaben der Revisionskommission
Die Mitglieder der Revisionskommission haben ihre Aufgaben gemeinsam
wahrzunehmen. Die Prüfung erstreckt sich auf den Kassenbestand, die
rechnerische Richtigkeit, die Kassenunterlagen und auf die Einhaltung
der Bestimmungen der Finanzordnung. Die Prüfung ist als
Stichprobenprüfung zulässig.
3. Zur Prüfung
Zur Erfüllung der im Punkt 2 aufgeführten Aufgaben ist den Mitgliedern
der Revisionskommission Einblick in sämtliche Konten, Belege und Bücher
zu gewähren.
4. Prüfungsniederschrift
Über jede durchgeführte Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen.
5. Vorlage des Prüfungsergebnisses
Der Vorsitzende der Revisionskommission hat über die Prüfung der Kasse
und Rechnungen sowie des Jahresabschlusses einen Schlussbericht zu
erstellen. Dieser Schlussbericht ist den Mitgliedern des Vorstandes
innerhalb von 4 Wochen nach erfolgter Prüfung zuzustellen und auf der
Mitgliederversammlung vorzutragen.
§ 10
Erstattung
von Auslagen
Die
Grundlage für die Erstattung von Auslagen der Teilnehmer an Tagungen,
Sitzungen und anderen satzungsgemäßen Veranstaltungen ist die vom
Vorstand beschlossene Richtlinie zur Aufwandserstattung. Die Richtlinie
orientiert sich an Festlegungen des BSB (Richtlinie zur
Aufwandserstattung) Aufwandserstattungen beschließt der Vorstand. Auf
die Erstattung von Auslagen besteht kein Rechtsanspruch.
§ 11
Beiträge
und Entgelte
1. Aufnahmebeitrag*
Der Aufnahmebeitrag als Mitglied in die PSG ist von jedem Mitglied
bei der Aufnahme einmalig zu zahlen.
ordentliche Mitglieder 25,00 Euro
Kinder u. Jugendliche bis 18 Jahre beitragsfrei
Ehrenmitglieder beitragsfrei
Der Aufnahmebeitrag ist spätestens vier Wochen nach der Mitteilung
über die Aufnahme fällig. Über die Aufnahme in die PSG erhält das
Mitglied vom 1. Vorsitzenden einen schriftlichen Bescheid.
*Diese
Regelung ist bis auf weiteres ausgesetzt.
2. Mitgliedsbeitrag
Der Mitgliedsbeitrag in der PSG ist von jedem Mitglied im mindestens
vierteljährlich zu zahlen. Es ist eine bargeldlose Zahlungsweise
anzustreben. Über die Beitragspflicht von dauerhaft abwesenden
Mitgliedern entscheidet der Vorstand.
Zahlungstermine: bei jährlicher Zahlung bis zum 28.02. des
Geschäftsjahres
bei halbjährlicher Zahlung bis zum 30.01. des Geschäftsjahres
bis zum 15.07. des Geschäftsjahres
bei vierteljährlicher Zahlung bis zum 15.01. des Geschäftsjahres
bis zum 15.04. des Geschäftsjahres
bis zum 15.07. des Geschäftsjahres
bis zum 15.10. des Geschäftsjahres
Die Einzahlungen der Mitgliedsbeiträge müssen von den Mitgliedern
mit Beleg nachgewiesen werden können. Einer jährlichen Zahlungsweise
ist der Vorzug zu geben und auf die Mitglieder dahingehend
überzeugend von allen Funktionsträgern des Vereines einzuwirken.
a) ordentliches Mitglied 11,50 Euro/Monat
b) Kinder und Jugendliche bis 15 Jahre 1,50 Euro/Monat
c) Kinder und Jugendliche bis 18 Jahre 3,00 Euro/Monat
d) Studenten/ Auszubildende 5 Euro/Monat
e) Ehrenmitglieder beitragsfrei
Mitglieder, die ihrer Beitragspflicht nicht nachkommen, haben kein
Stimmrecht auf den Mitgliederversammlungen der PSG.
3. Zahlungsrückstand
Bei Zahlungsrückstand von einem Vierteljahresbeitrag wird das
betreffende Mitglied einmalig zur Zahlung der säumigen Beiträge
schriftlich oder mündlich durch den Kompaniechef der jeweiligen
Kompanie aufgefordert. Sollte das betreffende Mitglied nicht
innerhalb von 4 Wochen nach der schriftlichen oder mündlichen
Zahlungsaufforderung seinen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen
sein, informiert der jeweilige KC den Vorstand, der dann über die
Einleitung des Ausschlussverfahrens für das betreffende Mitgliedes
aus der PSG entscheidet.
Der Ausschluss erfolgt auf Beschluss des Vorstandes. Der Ausschluss
wird dem Mitglied schriftlich durch den 1. Vorsitzenden mitgeteilt.
4. Entgelte
Entgelte sind Einnahmen des Vereines, die dieser aus dem Betrieb von
Schießstandanlagen, derTeeküche oder anderen Vereinsveranstaltungen
erzielt.
Die
Entgelte für die Nutzung des Schützenheimes werden vom
Verantwortlichen Vereinsmanagement gegen Beleg in bar kassiert, beim
SchM abgerechnet und dem Vereinskonto gutgeschrieben.
Die angegebenen Preise sind Bruttopreise incl. MWSt. Die Abführung
der MWSt an das Finanzamt erfolgt in Abstimmung mit dem Steuerbüro
auf Grundlage gesetzlicher Festlegungen.
5. Kasse der Teeküche
Für die Einnahmen aus der Teeküche sind die festgelegten
Verantwortlichen zuständig (Küchenverantwortliche).
6. Schiessstandkasse
